قطعاً همه مدیران می‌دانند که برگزاری جلسات کاری و حضور در این جلسه ها تا چه اندازه برای کارکنان خسته‌کننده است. تبادل اطلاعاتی که در طول هفته یا در طول ماه بارها با آنها سر و کار داشته اند و رد و بدل ایده هایی که شاید هیچ وقت به نتیجه نرسد. اما برگزاری یک جلسه موثر برای کارآفرینان و مدیران خلاق بسیار مهم است و اتفاقاً از طریق همین جلسات می‌توانند جلوی بسیاری از مشکلات و شکست‌ها را بگیرند.

شما هم اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار یا به عنوان یک کارآفرین به فکر برگزاری جلسات کاری هستید لازم است که چند مورد را رعایت کنید.

ممانعت از استفاده از گوشی همراه به هنگام برگزاری جلسات کاری

به عنوان قانون اول به کارمندان خود بهانه ندهید که نسبت به آنچه در جلسه گفته می شود گوش ندهند. قبل از شروع جلسه از آنها بخواهید که گوشی‌های هوشمند یا تبلت ها را خاموش کرده و همراه خود نیاورند. می توانید از آنها بخواهید که دفتر یادداشت هایی همراه خود داشته باشند تا ایده های رد و بدل شده در جریان برگزاری جلسات کاری در آن یادداشت کند.

متاسفانه امروزه گوشی های هوشمند و تبلت ها افراد را به شدت از یکدیگر دور کرده و جلسات کاری باید مکانی باشد که همه کارکنان به صورت متمرکز در آن حضور داشته باشند. حتی هنگامی که افراد متمرکز هستند باز هم رسیدن یک پیام یا یک ایمیل به راحتی می تواند آنها را از روی بحث بردارد. به کارکنان خود این موضوع را گوشزد کنید که نادیده گرفتن جلسه به دلیل تلفن یا تبلت نوعی بی ادبی است و در محیط کاری شما پذیرفتنی نیست.

نیازی به دعوت همه کارکنان نیست

یکی از دلایل عمده حواس پرتی کارکنان در جلسات افرادی هستند که نیازی به حضور آنها نیست. اگر به فکر برگزاری جلسات کاری هستید فقط افرادی را دعوت کنید که می‌توانند در مورد تغییرات عمده در کسب و کار بحث کنند. در واقع کسانی که می‌توانند روی استراتژی کسب و کار شما تاثیر بگذارند یا تغییراتی در مسیر آن به وجود بیاورند می توانند در این جلسات حضور داشته باشند.

اگر قرار است جلسه ای در مورد استراتژی بازاریابی برگزار کنید از کسانی استفاده کنید که در این زمینه تجربه و تخصص دارند. شاید شما افراد زیادی در تیم کاری خود داشته باشید که در حوزه‌های مختلف تخصص داشته باشند اما تخصص آنها برای بازاریابی مناسب نباشد. بنابراین قبل از برگزاری جلسات کاری هدف و ساختار آن را مشخص کنید و با توجه به آن لیست شرکت کنندگان را از قبل آماده کنید.